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Organisation d’un évènement

L’organisation d’un événement associatif

La vie d’une association est jalonnée d’événements plus ou moins importants et compliqués à organiser, depuis la réunion du bureau jusqu’à la manifestation tout public nécessitant une interruption de la circulation. Vous trouverez ici les points d’entrée pour toutes vos démarches avec la commune.

Les modalités de réservation et les tarifs mentionnés ici ne s’adressent qu’aux associations domiciliées à Saint-Genès-Champanelle.

La déclaration en mairie et la réservation de salle

Tout événement associatif doit être déclaré en mairie même s’il ne nécessite pas la location d’une salle communale. La déclaration utilise un formulaire à envoyer à la mairie au moins 15 jours avant la manifestation. Il permet la déclaration d’un événement et la demande de réservation de salle en un seul document, avec un seul interlocuteur à la mairie.

Pour soutenir les activités des associations de la commune, la mairie met à disposition la Maison des associations, la Grange, le gymnase, la Maison associative de la nature et de la chasse et les salles de villages à des conditions très avantageuses.
Vous trouverez ici la description de chaque salle avec son règlement et ses tarifs.

Il est aussi possible de demander le prêt de matériel pour des manifestations. Le formulaire correspondant doit être adressé à la mairie en même temps que le formulaire d’autorisation d’une manifestation.
Demande de prêt de matériel

La communication pour annoncer l’événement

La mairie vous ouvre ses canaux de communication pour annoncer vos événements : 

  • sa page Facebook
  • son site Internet, SGC le web
  • son magazine municipal, SGC le mag’
  • ses panneaux d’affichage dans les villages

Il vous suffit d’envoyer votre visuel (affiche, image, etc.) et la description de l’événement à communication@saint-genes-champanelle.fr au moins 2 semaines à l’avance, 2 mois pour SGC le mag’.

Il est aussi possible de relater et d’illustrer le déroulement de vos événements sur Facebook, SGC le web et SGC le mag’. Il n’est pas nécessaire d’être journaliste puisque nous prenons en charge la rédaction finale pour garantir le ton de nos publications. Envoyez vos photos et vos commentaires, nous nous chargerons du reste. Faîtes-vous connaître !

Par ailleurs, si vous souhaitez procéder à des affichages sur le bord des routes, il est nécessaire de demander l’autorisation à la mairie à mairie@saint-genes-champanelle.fr. Renseignements au 04 73 87 35 10.

La gestion des déchets

L’organisation d’un événement implique naturellement la gestion de ses déchets. Ils doivent tous être évacués et déposés dans les points de collecte prévus à cet effet. 

En cas de gros volumes, Clermont Auvergne Métropole peut mettre à disposition du matériel adapté permettant le tri sélectif et le recyclage (bacs de collecte, totems porte-sacs et même gobelets réutilisables). La demande doit être émise au moins 2 mois à l’avance à l’aide de ce formulaire.

La mise en place d’une buvette

L’ouverture d’une buvette avec vente de boissons alcoolisées est strictement encadrée par la loi.

Hors d’une enceinte sportive : 

  • seules les boissons du groupe 1 (non alcoolisées) et du groupe 3 (inférieures à 18°) sont autorisées
  • à condition d’avoir obtenu l’autorisation du maire de la commune dans laquelle est situé le débit de boissons dans la limite de 5 autorisations par association et par an.

Au sein d’une enceinte sportive : 

La vente ou la distribution de boissons alcoolisées est interdite. Il existe une dérogation pour : 

  • les associations sportives agréées dans la limite de 10 autorisations par association et  par an
  • les associations organisatrices de manifestations à caractère agricole dans la limite de 2 autorisations par association et  par an

Cette dérogation doit être accordée par le maire de la commune où est situé le débit de boissons.

Dans tous les cas, la déclaration en mairie doit être réalisée avec le formulaire unique de déclaration d’un événement associatif.

A noter que l’ouverture de buvettes n’entraîne pas de démarche particulière auprès de l’administration fiscale. Cependant, les recettes générées par cette activité doivent être comptées parmi les recettes lucratives (c’est-à-dire rapportant de l’argent) et donc soumises à déclaration et à imposition :

  • dès le premier euro, si elles occupent une part prépondérante dans le budget de l’association,
  • ou au-delà d’un seuil annuel, si elles sont accessoires.

Vous trouverez toutes les précisions réglementaires sur le site web du service public.

L’interruption de la circulation

Certains événements impliquent l’utilisation des voies de circulation et donc des dispositions spécifiques. Ce besoin doit être déclaré en mairie à l’aide du formulaire unique de déclaration d’un événement associatif.

Par ailleurs, selon le type d’événement (marche à pied chronométrée ou pas, course cycliste, véhicule à moteur, etc.), des dispositions spécifiques doivent être prises. Rapprochez-vous de la fédération sportive concernée ou consultez le site web du service public.

La vente au déballage

L’organisation d’événements tels que des vide-greniers ou des brocantes relèvent de la réglementation des ventes au déballage. Ce type d’activité est encadré par la loi. Elle nécessite une déclaration en mairie, à réaliser avec le formulaire unique de déclaration d’un événement associatif.

Attention, la tenue d’un registre des vendeurs et son dépôt en préfecture dans les 8 jours suivant la vente est obligatoire. L’absence de registre ou le refus de le présenter aux autorités administratives est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende. Soyez vigilants !

Un modèle de registre et toutes les précisions légales sont disponibles sur le site web du service public.